マニュアル制作

マニュアルの作り方

1・・・マニュアルの基本構成: 総論・作業項目一覧表・作業手順・資料などの基本構成を構成を考える。; 数名でプロジェクトを組むのがこつです。
3・・・準備: ステップ・バイ・ステップで進める当コースのマニュアル作成法において、「準備」は、大切な第１ステップだ。「準備」とはいえ、後々に影響を与える重要な事柄が含まれている。「準備」が不足だと、プロジェクトが頓挫してしまう確率が高まる。以下の説明にしたがい、しっかりと準備して欲しい。
4・・・作業一覧表の”空表”の作成: 一つの職務に含まれる「作業」の項目をすべて洗い出し、「作業項目一覧表」を作る。
5・・・作業項目の洗い出し: 一つの職務に含まれる「作業」の項目をすべて洗い出し、「作業項目一覧表」を作る。
6・・・スケジュール表の作成: 「作業項目一覧表」が出来たことによって、「職務を構成する作業項目が１枚の表で把握できる」ようになる。しかし、各作業項目が、どのようなタイミングで、どれだけの期間・時間を掛けて行われるのかは、「作業項目一覧表」では把握できない。そこで、「作業項目一覧表」の補足として、「スケジュール表」を作成する。
7・・・基本的な考え方: 作業項目一覧表を作った段階で、「その職務に就いた際に行なう作業（項目）は何か」が具体的に記述されたことになる。しかし、それだけでは、それぞれの作業の方法が、作業者に任せられているのか否か、分からない。そうした状態は、作業をする者を、作業時に、戸惑わせてしまうことになる。戸惑わせてしまうと、作業効率や意欲の低下、事故発生などにつながり、良いことは全くない。だから、作業方法を任せるのか、あらかじめ規定されている通りに行わなければならないのか、または指示を仰ぐのか、明確にすべきだ。作業ごとに“委任判定”をすれば明確になる。そして、職務責任・職務権限が明確になる。
8・・・規定手順書の作成: 規定作業とは、前述のように「組織があらかじめ作業の方法を規定しておくべき作業」のことである。したがって、規定作業と判定しておきながら規定書がない状態は、あってはならない状態となる。それゆえ、その作業の方法を規定化したくても、結果的に文章が作成できない場合には、扱いを「随時指示作業」または「委任作業」へと変更する。
9・・・参考手順の作成: 参考手順書には、そのページの冒頭に、必ず、それが参考であって、規定ではないことを明記する。ページの右方に「参考」と目立つように記すと共に、本文冒頭に、「下記は、あくまで参考情報であり、規定ではない。実際の作業方法については、作業をする者に委任する。」等の一文を入れておく。
10・・・手順以外の情報の整理: 文章情報を文章情報だけで管理するのであれば、単純なワープロ機能だけで情報管理でき、容易に改訂できる。また、図表や帳票、写真等の情報を独立させ、１情報・１ページで管理すれば、改訂の際には、そのページを丸ごと差し替えるだけで済み、改訂が容易である。
11・・・総論の作成: 具体的な役割分担と規定を伝達すること・それを通じ職務責任・職務権限を明確にすることに重点を置いている。そのため、通常の冊子作りであれば一番最初に語るべき「総論」を後回しとした。しかし、だからと言って、総論のパートが不要と言っているわけではない。誤解なきよう。私も、それなりに、総論のパートの有用性を認める。
12・・・冊子化: 冊子化におけるポイントは、「改訂が容易な形で冊子化すること」に尽きる。実際には、片面印刷２穴バインダー綴じにて冊子化するのが、最も改訂が容易である。なぜならば、改訂ページだけを差し替えることができるからだ。ただし、２穴バインダー方式には、紙の穴の部分から亀裂が入ってページが取れてしまう可能性があるので、用紙を厚手にするか粘りのある紙質にする等の対策が必要がある。これは明らかに短所であるが、差し替えを容易にするためには、この短所を承知の上で実行するしかない、と私は判断する。なお、全面改訂が頻繁に発生する可能性があり、かつ、発行部数が膨大なマニュアルについては、バインダー方式ではなく、印刷製本をし、改訂の際には冊子丸ごと差し替えてしまったほうが、改訂管理が容易である。
13・・・改許管理: 冊子化におけるポイントは、「改訂が容易な形で冊子化すること」に尽きる。実際には、片面印刷２穴バインダー綴じにて冊子化するのが、最も改訂が容易である。なぜならば、改訂ページだけを差し替えることができるからだ。ただし、２穴バインダー方式には、紙の穴の部分から亀裂が入ってページが取れてしまう可能性があるので、用紙を厚手にするか粘りのある紙質にする等の対策が必要がある。これは明らかに短所であるが、差し替を容易にするためには、この短所を承知の上で実行するしかない、と私は判断する。なお、全面改訂が頻繁に発生する可能性があり、かつ、発行部数が膨大なマニュアルについては、バインダー方式ではなく、印刷製本をし、改訂の際には冊子丸ごと差し替えてしまったほうが、改訂管理が容易である。

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